Как сделать бухгалтерию полезной для бизнеса, а не для налоговой?

Теперь, когда мы разобрались, что бухгалтерия может быть полезной, давайте детально рассмотрим, как этого добиться.

Основные ошибки в организации финансов

Ошибка 1: Главный бухгалтер ≠ финансовый директор

Многие предприниматели думают, что главбух не только ведет учет, но и помогает управлять деньгами, прогнозировать доходы и расходы, рассчитывать рентабельность проектов. На самом деле это не его задача. Главный бухгалтер отвечает за соответствие отчетности требованиям налоговой, но он не анализирует бизнес-процессы и не дает стратегических рекомендаций.

Ошибка 2: Отсутствие автоматизации

Без автоматизированных систем финансовый учет превращается в хаос. Когда учет ведется в блокнотах, Excel или вообще «на глаз», сложно понять, сколько реально зарабатывает бизнес, куда уходят деньги и какие направления стоит развивать.

Ошибка 3: Отсутствие управленческого учета

Если предприниматель видит только налоговую отчетность, он не понимает, какие направления бизнеса прибыльны, а какие работают в убыток. В итоге компания может тратить ресурсы на нерентабельные проекты, даже не осознавая этого.

Как правильно организовать финансовый учет

1. Добавить к бухгалтерскому учету управленческий

Это система, которая позволяет контролировать:

— Доходы и расходы по направлениям бизнеса.

— Кассовые разрывы и платежный календарь.

— План-фактный анализ финансов.

Как внедрить управленческий учет?

• Разделите учет на налоговый и управленческий.
• Определите ключевые финансовые показатели: прибыль по направлениям, рентабельность, маржинальность, операционные расходы.
• Настройте регулярные финансовые отчеты.

2. Использовать программные продукты

Современные дашборды, автоматизированные отчеты и цифровые решения помогают не только снизить затраты на учет и исключить человеческий фактор, но и обеспечивают оперативное управление бизнесом.

Примером такого подхода является «Виртуальный офис« — личный кабинет клиента, являющийся частью экосистемы КУБ2Б. В нем реализован таск-менеджер и  дэшборды с аналитикой, что позволяет клиентам оперативно ставить задачи, отслеживать их статус и получать визуализированные финансовые данные в режиме реального времени. Благодаря автоматизированным процессам управленческий учет становится прозрачным и удобным: в любой момент можно сформировать отчет, отследить доходы и расходы по направлениям, проанализировать рентабельность и детализировать затраты по статьям.

Система интегрирована с бухгалтерским учетом, что позволяет загружать банковские выписки, автоматически распределять расходы по категориям и получать актуальные финансовые показатели без дополнительного участия. Такой подход сокращает временные затраты и минимизирует вероятность ошибок, поскольку все данные обновляются в режиме реального времени и доступны в удобном интерфейсе.

Мы сами работаем так, как предлагаем работать нашим клиентам. В отличие от стандартных решений на рынке, КУБ2Б сочетает автоматизацию с поддержкой профессионалов, которые лично курируют ваш учет и управленческую отчетность. Мы предлагаем уникальное сочетание технологий и экспертной помощи, чтобы ваш бизнес развивался без финансовых рисков.

Примеры инструментов:

• 1С, МойСклад – учет первичных документов и электронный документооборот (ЭДО);
• Power BI, Google Data Studio – визуализация данных;
• Excel с готовыми шаблонами – базовый вариант управленческого учета.

3. Выстроить четкие регламенты

Чтобы данные вносились корректно и своевременно, нужно прописать:

• Как обрабатываются платежи.
• Как распределяются расходы по статьям.
• Кто отвечает за внесение информации.

В общем, нужно сформировать «Учетную политику управленческого учета», где до мелочей расписано как ведется учет финансов в вашей компании. Благодаря этой книге любой финансовый директор сможет продолжить вести управленку в компании, а бухгалтера по первичной документации будут знать как сажать отдельные виды приходов и расходов.

Например: выплату зарплаты в феврале за январь сажать в расходы января или февраля? Или к какой статье доходов относить разные виды поступлений, чтобы видеть рентабельность различных направлений бизнеса.

Что дает управленческий учет бизнесу?

Управленческий учет — это не просто важная часть финансовой работы бизнеса, а настоящий инструмент для его роста и эффективного управления. Он позволяет предпринимателю не только контролировать текущие финансовые потоки, но и стратегически планировать будущее, предотвращать проблемы и повышать доверие со стороны внешних партнеров, таких как инвесторы или банки. Давайте подробнее разберем, что именно дает управленческий учет бизнесу:

1. Видимость финансовой картины

Управленческий учет предоставляет полную картину финансов бизнеса, позволяя владельцам и менеджерам понять, где и как работают деньги. Это позволяет:

• Идентифицировать прибыльные и убыточные направления бизнеса. Вы можете увидеть, какие продукты или услуги приносят наибольшую прибыль, а какие наоборот — создают убытки.
• Оценить эффективность инвестиций в различные области бизнеса, такие как маркетинг, оборудование, сырьё и т.д.
• Оценить общее финансовое состояние компании, чтобы понимать, хватает ли средств на операционные расходы и развитие.

Таким образом, управленческий учет помогает делать обоснованные выводы и оперативно реагировать на изменения в финансовом положении.

2. Предотвращение кассовых разрывов

Кассовый разрыв возникает, когда у компании нет достаточно средств для покрытия своих обязательств, например, для оплаты поставщикам или зарплаты сотрудникам. Управленческий учет позволяет:

• Отслеживать динамику денежных потоков и прогнозировать, когда возникнут проблемы с ликвидностью.
• Получать уведомления о возможных кассовых разрывах, что дает возможность заранее подготовиться, например, найти дополнительные источники финансирования или пересмотреть сроки оплаты.
• Оптимизировать платежи, планируя их так, чтобы не допустить ситуации, когда расходы превышают доходы в критичный момент.

Таким образом, управленческий учет помогает поддерживать финансовую стабильность и избегать ситуаций, которые могут привести к остановке бизнеса из-за нехватки средств.

3. Возможность бюджетирования

Бюджетирование — это процесс планирования будущих доходов и расходов. Управленческий учет помогает бизнесу:

• Прогнозировать будущие доходы и расходы на основе текущих данных и трендов, что позволяет строить более точные финансовые планы.
• Устанавливать цели и ориентиры для каждого отдела или направления бизнеса, что способствует контролю за затратами и более эффективному расходованию ресурсов.
• Регулярно корректировать бюджет, если возникают непредвиденные расходы или доходы, что помогает более гибко реагировать на изменения на рынке.

Это позволяет бизнесу управлять своими финансами более эффективно, оптимизировать расходы и выстраивать долгосрочную стратегию.

4. Контроль операционных расходов

Контроль расходов — важная составляющая управленческого учета, которая позволяет владельцам бизнеса понимать, куда уходят деньги и какие расходы можно сократить. С помощью управленческого учета вы можете:

• Детально анализировать каждую статью расходов, от аренды помещений до расходов на маркетинг, оборудование и оплату труда.
• Выявлять избыточные или неэффективные затраты и принимать меры по их оптимизации, например, сокращать ненужные расходы или улучшать процессы, которые требуют больших вложений.
• Оценивать эффективность каждого элемента затрат и решать, где стоит сделать инвестиции для улучшения финансовых показателей, а где нужно сократить расходы.

Это дает возможность улучшать рентабельность бизнеса и повышать его финансовую устойчивость.

5. Прозрачность для инвесторов и банков

Для привлечения внешнего финансирования, будь то инвестиции или кредиты, бизнесу необходимо продемонстрировать свою финансовую стабильность и потенциал роста. С нашей отчетностью это становится проще, потому что:

• Наши балансы и отчеты изначально корректны и готовы к подаче. Их не нужно дорабатывать или исправлять — вся информация прозрачна и достоверна.
• Инвесторы и банки сразу видят реальное финансовое состояние компании. Это экономит время, повышает доверие и облегчает процесс принятия решений о финансировании.
• Процесс получения кредитов или инвестиций становится быстрее и проще. Четкие и точные финансовые документы позволяют внешним партнерам оперативно оценить перспективы сотрудничества.

В результате компания получает не только удобную систему учета, но и более высокий уровень финансовой репутации, что открывает новые возможности для роста.

6. Внедрить фондирование

Создать отдельные фонды заработной платы, налогов, рекламы, дивидендов, резервные фонды и т.д.

Фонды собираются в процентном соотношении от поступлений или прибыли. Откладываются на отдельные счета и тратятся только по целевому назначению.

1. Резервный фонд – для закрытия кассовых разрывов или непредвиденных расходов

2. Фонд маркетинга – чтобы компания росла, фиксированный процент от оборота или прибыли откладывается на отдельный депозит и на рекламу всегда есть деньги

3. Фонд дивидендов – чтобы собственник понимал, сколько денег он может вывести из компании без ущерба для операционной деятельности.

4. Нераспределенная прибыль – прибыль которую можно распределить по разным фондам или выплатить дивидендами

5. Фонд зарплаты – чтобы на зарплату всегда были деньги, даже при крупных закупках, создается отдельный депозит, куда откладываются деньги в процентном отношении от выручки

Фондов может быть сколько угодно и называться они могут по разному.

Как это работает на практике?

Мы сами используем такую систему: бухгалтерия ведет учет в реальном времени, автоматически собирая данные и формируя отчеты.

Результат:

• Финансы за любой период видны в один клик.
• Нет ручного учета – все автоматизировано.
• Бизнес понимает, какие направления развивать, а от каких стоит отказаться.

Разбираем популярные возражения

«У меня маленький бизнес, мне это не нужно» Даже если у вас небольшой бизнес, автоматизированный управленческий учет помогает избежать кассовых разрывов, контролировать расходы и планировать прибыль.

На самом деле, не стоит вопрос ведется ли управленческий учет в организации. Если собственник не ведет управленческий учет в специализированной программе, в excel таблице или даже в блокноте, значит, он ведет его у себя в голове – он просчитывает, сколько прибыли осталось по окончанию месяца, сколько из них понадобиться на оплату поставщикам и зарплаты сотрудникам и рассчитывает свой доход. Может рассчитает верно, а может и нет. Поэтому вопрос стоит в том, на сколько информация имеющегося управленческого учета дает своевременную, актуальную и корректную информацию для принятия решений владельцем бизнеса.

«Это дорого и сложно» Большинство решений можно внедрить на базе Excel или Google Таблиц, а затем постепенно автоматизировать.

«Я и так все вижу по остаткам на счете» Остатки на счете – не показатель реального финансового состояния бизнеса. Они не учитывают будущие платежи, кредиторскую и дебиторскую задолженность.

Заключение

Как собственник бизнеса, я убежден, что бухгалтерия — это не просто обязанность, а важнейший инструмент для достижения финансового успеха. Если правильно организовать учет, разделить его на налоговый и управленческий, внедрить автоматизацию и установить четкие регламенты, можно значительно повысить эффективность финансовых операций.

Такой подход позволяет не только сократить затраты, но и оперативно реагировать на изменения в бизнес-среде, планировать будущее и увеличивать прибыльность.

Нужно понимать, что бухгалтерия — это не просто отчетность для налоговых органов, а основа для принятия стратегических решений, роста бизнеса и финансовой стабильности.