Как правильно уволить сотрудника: пошаговое руководство

Увольнение сотрудника — это важный процесс, который требует соблюдения множества формальностей и правил. Независимо от причины увольнения, будь то собственное желание сотрудника, сокращение штата или уход в декрет, необходимо действовать строго в рамках закона и внутренних регламентов компании.

Мы подготовили для вас подробный чек-лист, который поможет вам справиться с этой задачей быстро и без лишних хлопот.

Когда нужен этот чек-лист?

Чек-лист пригодится в нескольких случаях:

• Если сотрудник решил уволиться по собственному желанию;
• При сокращении штата;
• В случае нарушения трудового договора со стороны сотрудника;
• При уходе сотрудника в декретный отпуск (часть шагов будет аналогичной).

Шаг 1: Получение заявления на увольнение

Исполнитель: HR-специалист

Первым шагом является получение письменного заявления от сотрудника. Этот документ необходим для начала процедуры увольнения. В заявлении должны быть указаны дата последнего рабочего дня и причина увольнения. После получения заявления его передают бухгалтерии для дальнейших расчетов.

Шаг 2: Подготовка приказа на увольнение

Исполнитель: HR-специалист

На основе заявления готовится приказ об увольнении. Приказ должен быть подписан руководителем компании и передан сотруднику для ознакомления. Необходимо также зафиксировать трек-номер приказа и сохранить его копию.

Шаг 3: Передача текущих задач

Исполнитель: Руководитель сотрудника

Перед тем как сотрудник уйдет, ему нужно передать все свои текущие задачи и проекты заместителю или другому ответственному лицу. Руководитель должен убедиться, что вся необходимая информация передана и доступна новым сотрудникам.

Шаг 4: Блокировка почтового ящика

Исполнитель: ИТ-специалист

После уведомления об увольнении ИТ-отдел должен заблокировать рабочий почтовый ящик сотрудника. Все непрочитанные письма можно переслать руководителю или коллегам, чтобы важные сообщения не были потеряны. Также необходимо удалить все фильтры, настроенные в почте.

Шаг 5: Удаление из корпоративных систем

Исполнители: HR-специалист, ИТ-специалист

Следующий шаг — удаление сотрудника из всех корпоративных систем и приложений.

Вот основные действия:

• Удаление из корпоративных чатов в мессенджерах;
• Отключение доступа к телефонии (включая настройку распределения вызовов и SIP-карточки);
• Проверка отсутствия доступа ко всем корпоративным аккаунтам, а также хранилищу данных и CRM-системе;
• Смена всех паролей от сервисов, которыми пользовался сотрудник.

Шаг 6: Прием материальных ценностей

Исполнитель: ИТ-специалист

Если сотрудник использовал оборудование компании (ноутбук, телефон, ключи от офиса и т.д.), он обязан вернуть эти вещи перед своим уходом. ИТ-специалист проверяет наличие всего оборудования и фиксирует его возврат.

Шаг 7: Внесение изменений в организационную структуру

Исполнитель: Генеральный директор

После увольнения сотрудника необходимо обновить организационную структуру компании. Возможно, потребуется назначить нового ответственного за определенные функции или изменить состав команды.

Шаг 8: Финансовые расчеты

Исполнитель: Бухгалтерия

Бухгалтерия производит окончательные расчеты с сотрудником, включая выплату заработной платы, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты. Также отправляют расчетный листок на электронную почту сотрудника.

Шаг 9: Формирование отчетности

Исполнитель: Бухгалтерия

Бухгалтерия оформляет следующие документы:

• Приказ на увольнение с приложенным заявлением.
• Справка 2-НДФЛ, ЕФС-1 подраздел 1.2, раздел 3 РСВ, СТД-Р (для электронной трудовой книжки).
• Запись об увольнении в трудовой книжке (с подписью генерального директора и печатью компании).
• Журнал учета трудовых книжек, где сотрудник ставит подпись о получении своей книжки.

Шаг 10: Закрытие доступа к корпоративной информации

Исполнитель: ИТ-специалист

Заключительный этап — полное закрытие доступа сотрудника ко всей корпоративной информации. Это включает в себя отзыв сертификатов удаленного доступа, отключение подписи НЭП и блокировку личного кабинета КЭДО  (при наличии).