Экспресс-оценка состояния учета

Когда к нам обращаются новые клиенты, они зачастую уверены, что в их бухгалтерском учете всё в порядке. На первый взгляд это может быть так: отчёты сданы, штрафов нет, внешне всё кажется стабильным. Но стоит погрузиться глубже, как часто обнаруживаются скрытые ошибки, которые могут привести к серьёзным финансовым и репутационным последствиям.

В 90% случаев те, кто обращается к нам из соображений экономии бюджета (при переходе от другой компании или отказе от внутренней бухгалтерии), уверены, что всё нормально. Однако клиенты, которые приходят к нам за восстановлением учёта, уже понимают, что что-то не так. Читайте нашу статью ‘Как аудит бухгалтерии помог сохранить бизнес: реальные ошибки и рекомендации‘, чтобы узнать больше.

Чтобы избежать повторения подобных ситуаций, мы проводим экспресс-оценку состояния учета — обязательный этап для всех новых клиентов.

Экспресс-оценка — это не просто проверка текущего состояния бухгалтерии.
Это аналитический инструмент, который помогает нам выявить проблемы, оценить риски и принять решения о дальнейшей работе с клиентом.
Главное правило нашей компании — качество превыше всего, и экспресс-оценка — один из ключевых элементов этого подхода.

Ошибки, которые мы обнаруживаем в учёте

Ошибки в бухгалтерии могут возникать по разным причинам: из-за невнимательности, недостаточной квалификации предыдущего бухгалтера или устаревших методов работы. Вот несколько примеров наиболее частых проблем, с которыми мы сталкивались:

На УСН («доходы»):

1. Неверный учёт товарно-материальных ценностей (ТМЦ). У одного из наших клиентов остатки ТМЦ составляли 41 миллион рублей, которых на самом деле не существовало. Их не списали в расходы, так как учет расходов просто не вёлся. Это стало шоком для клиента, который был уверен в корректности своих данных.
2. Пропущенные приходные документы. Некоторые бухгалтеры считают, что на УСН («доходы») расходы можно не учитывать. Однако это искажает данные бухгалтерского учета, приводя к фиктивной дебиторской задолженности. Например, у одного клиента числилась значительная сумма задолженности, которой на самом деле не существовало.

На ОСНО:

1. Ошибки в начислении НДС с авансов. В одном случае сумма НДС на счёте 76.АВ превышала фактический размер авансов, что привело к необходимости подачи уточнённой декларации. Благодаря нашей работе клиент смог вернуть 230 тысяч рублей на единый налоговый счёт (ЕНС).

Общие ошибки:

1. Перекрёстное сальдо по счетам 60, 67, 76. Часто оплаты и начисления ведутся по разным договорам, что создаёт фиктивные дебиторскую и кредиторскую задолженности.
2. Ошибки при вводе остатков. Остатки на счёте 000, которые остаются после ввода данных в 1С, могут нарушить баланс, создав несоответствие между активами и пассивами.

Как проходит экспресс-оценка?

Экспресс-оценка — это комплексный процесс, включающий несколько этапов, которые позволяют нам получить полную картину состояния учёта клиента.

Работа начинается сразу после подключения клиента к нашему тарифу и включает следующие шаги:

1. Сбор данных.

Мы запрашиваем у клиента отчёты за последние три года и текущий период. Эти данные помогают нам оценить динамику учёта и выявить ошибки прошлых периодов. Если отчёты не предоставляются, мы предупреждаем клиента о возможных рисках:

• Некорректность данных за текущий год из-за отсутствия информации за предыдущие периоды.
• Потенциальные сложности при получении требований из налоговой инспекции.

2. Проверка актуальности базы.

Мы работаем только с актуальными версиями 1С: Бухгалтерия 8.3. Если версия базы клиента устарела, мы согласуем обновление с клиентом. Это можно сделать либо силами клиента, либо с помощью наших IT-специалистов в рамках разовой услуги.

3. Анализ учёта.

Основным инструментом анализа являются оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) и регламентная экспресс-проверка 1С.

Мы формируем ОСВ за нужный период, запускаем проверку и заполняем чек-листы:

• «Экспресс-оценка состояния учёта УСН» — для клиентов на упрощённой системе налогообложения.
• «Экспресс-оценка состояния учёта ОСНО» — для клиентов на общей системе налогообложения.

Чек-листы содержат подробные таблицы с графами для отметок («да» или «нет») и рекомендациями для клиента в случае выявления ошибок.

4. Подготовка отчёта и принятие решений.

Заполненные чек-листы передаются руководителю департамента бухгалтерии для проверки. На основании результатов анализа принимаются решения о дальнейшей работе с клиентом.

Результаты и варианты решений

После завершения анализа мы обсуждаем с клиентом выявленные ошибки и предлагаем возможные решения:

1. Создание новой базы. Если текущая база содержит множество ошибок, мы предлагаем начать с нуля, создавая новую базу на основании банковских выписок, актов сверок и первичных документов.
2. Восстановление бухгалтерского учета. Для исправления всех ошибок в рамках разовой услуги. После этого клиент продолжает работать с нами.
3. Исправление ошибок прежним бухгалтером. Если клиент предпочитает, чтобы исправления вносил его прежний бухгалтер, мы проводим повторную экспресс-оценку после завершения работ.
4. Закрепление ответственности за ошибки. Если клиент отказывается от всех предыдущих вариантов, мы предлагаем зафиксировать это письменно. Это позволяет избежать недоразумений в будущем.

Почему это важно?

Экспресс-оценка состояния учета — это не просто формальность. Этот этап помогает:

• Выявить скрытые проблемы, которые могут повлиять на сдачу отчётов и взаимоотношения с налоговой.
• Оценить риски и предложить оптимальные пути их устранения.
• Обеспечить прозрачность и уверенность клиента в корректности учёта.

Мы не просто устраняем ошибки, но и предотвращаем их появление в будущем. Экспресс-оценка — это основа долгосрочного и успешного сотрудничества.

Если вы хотите быть уверены в состоянии своего учёта, доверьте эту задачу профессионалам. Мы всегда готовы помочь вам навести порядок в бухгалтерии и защитить ваш бизнес от ненужных рисков.