Как безболезненно поменять главного бухгалтера в компании

Если вы читаете эту статью, значит решение о смене вашего штатного бухгалтера на фирму, оказывающую бухгалтерские услуги уже принято, следовательно, мы не будем писать, на сколько это выгодно финансово и полезно для здоровья организации. Вопрос стоит в том, как максимально безболезненно и без потерь для фирмы расстаться со штатным бухгалтером и заменить его на аутсорсинговую компанию. Это мы и рассмотрим в данной статье.

В первую очередь стоит сразу оговорить, что процесс смены одного бухгалтера на другого на деле оказывается очень простым и не отнимает много времени и сил, а к тому же, является очень полезным и оздоровительным для фирмы.

Важность бухгалтерского дела в компании зачастую очень преувеличена, и на это влияет два фактора:

  • Не знание и не понимание в бухгалтерии руководителя предприятия. Все, в чем мы плохо разбираемся кажется нам сложным и не понятным
  • Излишняя эмоциональность бухгалтера, который вечно требует донести документы и правильно проставлять запятые до десятичных дробей, и который почему то 4 раза в год закапывается в документах за столом и на просьбу сделать акт сверки для контрагента или очередную платежку, нервозно дергая уголком правого глаза, «дипломатично» отправляет за дверь со словами: — У меня квартальный отчет! Не трогайте меня эту неделю!

На самом деле:

  • В бухгалтерии нет ничего сложного, и потратив несколько часов за монитором ноутбука можно разобраться со всеми отчетами, которые должны быть сданы и налогами, которые должны быть уплачены
  • А квартальный отчет формируется и сдается нажатием двух кнопок в 1С, при условии конечно, что в течении квартала все документы правильно сажались в учет

Итак, пошаговая инструкция, что необходимо предпринять, что бы спокойно, в течении часа передать бухгалтерию от прежнего бухгалтера на обслуживание в бухгалтерскую организацию:

  1. Понять текущую ситуацию по отчетам для себя. Для этого вам необходимо понимать, какие отчеты к данному времени должны быть сданы в налоговые органы и ФСС. Если вы не знаете их перечень, то их можно уточнить в компании КУБ2Б™, мы предоставим вам список необходимых отчетов. Обычно их не более 2-3 штук, можно подойти к бухгалтеру и спросить:
    — Я сейчас знакомлюсь с перечнем отчетов, которые необходимо сдавать, скажи пожалуйста, все ли отчеты из этого перечня сданы на данный период?
  2. Узнать о наличии не отвеченных писем и требований из налоговой. О них так же можно прямо спросить у бухгалтера, все требования и письма из налоговой приходят по почте на юридический адрес организации, а в случае подключения к электронному документообороту, в личный кабинет системы, через которую сдаются отчеты.
  3. Понимать, где ведется бухгалтерский учет. Это может быть программа 1С на компьютере организации, до сих пор некоторые бухгалтера могут вести все в записях журналов (и такое встречалось), другая учетная система (например связанная с видом деятельности) Тут необходимо знать пароль (при их наличии) к этой учетной системе.
  4. Узнать где физически лежат все первичные документы, кадровый учет и так далее. То есть шкаф/полка/сейф/ящик и его месторасположение в офисе.
  5. Где установлен банк клиент (при его наличии) и пароли к нему.
  6. Через что (какую программу) и как сдавались отчеты. Это может быть СБИС, Контур.Экстерн, 1С, личный кабинет на сайте налоговой или по средствам обычной почты России. Если в электронном виде, то необходим ключ ЭЦП (электронно-цифровая подпись), обычно это флешка, на которой записан файл ключа. Так же не забудьте уточнить пароль к этой системе.
  7. Стоит конечно же упомянуть и о том, где лежат печати организации

Даже если половину из этого вы не знаете, а бухгалтер просто исчез прихватив с собой все документы, то не стоит отчаиваться, специалисты компании КУБ2Б™ знают, что необходимо делать в такой ситуации и восстановят все данные в считанные дни.

Существует ли более или менее благоприятные периоды для смены штатного бухгалтера на фирму, оказывающую бухгалтерские услуги?

Благоприятность периода определяется лишь финансовыми затратами, ведь если вы решите перейти на обслуживание в бухгалтерскую фирму в конце квартала, скажем в конце марта, то отчет за первый квартал еще не будет сдан вашим текущим бухгалтером, а заработную плату за март вам нужно будет заплатить, а так как отчеты за первый квартал сдаются в апреле на основании предыдущих месяцев, то за бухгалтерские услуги в аутсорсинговую компанию необходимо будет заплатить за апрель и предыдущий квартал. Поэтому, конечно же лучше, если вы с бухгалтером сразу же договоритесь, что за отработанный период отчет будет сдан. Но с учетом того, что стоимость бухгалтерского обслуживания обычно в 4-5 раз дешевле чем зарплата бухгалтера, то не думаю, что этот критерий нужно принимать слишком серьезно.

В любом случае, при приеме компании на бухгалтерское обслуживание, мы производим полный аудит документов, базы 1С, кадров и так далее, и восстанавливаем недостающий учет. Были даже случаи, когда при бухгалтерском аудите новой компании, переходящей к нам на бухгалтерское обслуживание, было обнаружено, что сотрудник, который уже полгода получает официальную зарплату, до сих пор не трудоустроен по документам и по нему не сданы необходимые отчеты. Наши специалисты 1С могут восстановить базы, настроить синхронизацию и привести в порядок учетную политику. При необходимости можно организовать общий доступ к базе ведения бухгалтерии в 1С, что бы руководитель предприятия всегда мог зайти и получить необходимые управленческие отчеты.

Как сообщить бухгалтеру о том, что теперь бухгалтерией будет заниматься другая фирма?

Безусловно, все мы люди, и новость о расставании каждый бухгалтер может принять по разному, и тут встает вопрос, а не захочет ли он как-нибудь напакостить перед уходом…

На нашей истории таких случаев конечно еще не было, передача бухгалтерии обычно производится без привлечения руководителя непосредственно от прежнего бухгалтера, мы всегда стараемся поддерживать человеческие взаимоотношения и с понимаем относимся к каждой ситуации.

Проще всего сообщить бухгалтеру новость о смене следующим образом:

— Выяснилось, что у моего старого знакомого своя фирма по бухгалтерским услугам и я хочу передать им ведение бухгалтерии.

Мы считаем, что смена бухгалтера на компанию, оказывающую бухгалтерские услуги очень полезна для фирмы и носит оздоровительный эффект, почти всегда уменьшаются налоги, приводятся в порядок документы, отлаживаются бизнес процессы по платежам и документам. В компании КУБ2Б™ целый штат бухгалтеров, знающих свое дело, которые профессионально будут вести учет, готовить отчеты и вести кадры. Мы всегда помогаем нашим клиентам перейти на обслуживание к нам.